Konferenser

En konferens är ett annat ord för sammanträde eller ett diskussionsmöte. Konferenser kan ha olika syften. I regel handlar det dock om att företaget eller organisationen ska ändra något på sin profil eller lägga upp nya riktlinjer för verksamheten. En konferens kan även fungera som en sammankomst där man ventilerar de spörsmål som man på företaget eller organisationen inte har tid att hantera i den dagliga verksamheten. Således kan innehållet i en konferens skilja sig mycket åt. Beroende av vilka frågor man ska behandla på konferensen kan förarbetet se mycket olika ut. Av vikt är dock att man har en koordinator som har hand om konferensens struktur. Antalet deltagare kan naturligtvis skifta, men för att se till så att ordningen och effektiviteten bibehålls krävs att någon eller några personer ställer samma ett program.

För att ett sådant program ska kunna sättas samman måste man på förhand veta vad man vill uppnå med konferensen. Därefter bör man ha en idé om vilken typ av metod som är bäst att använda för att uppnå detta mål. Bland de vanligaste syftena för att hålla en konferens är att koordinera aktiviteter. Detta är synnerligen viktigt om man arbetar inom en större organisation. Genom att granska vem som gör vad i ett företag och under en konferens utvärdera detta kan effektivitet lättare uppnås. Vidare kan en konferens vara viktig för att bygga upp en laganda inom företaget. Medarbetarna inom organisationen får nu en chans att lära känna varandra bättre. Alla aktiviteter under exempelvis en större konferens, som då varar under några dagar, behöver inte vara direkt arbetsrelaterade.

Det kan vara olika övningar, tävlingar och lekar som får de anställda inom företaget att uppleva en gruppdynamik. I förlängningen leder även detta till att det arbete som man sedan ska utföra görs på ett bättre sätt. En konferens kan också vara en god plattform för att klubba igenom beslut och skriva avtal. Skulle det finnas några problem inom organisationen, såsom att vissa personer har svårt att samarbeta eller att det administrativa eller organisatoriska arbetet är ineffektivt är en konferens ett ypperligt tillfälle att reda ut detta. Vanligt är också att man under en konferens informerar om olika saker. Det kan handla om hur företaget ska utvecklas under det kommande året. Kanske har man börjat använda sig av nya datorer. Personalen får då en kurs i hur man ska göra med dessa.

Om man arbetar mycket med kundkontakter, finns det eventuellt nya infallsvinklar som kan öka företagets omsättning. Arbetar man med produktutveckling kan en konferens vara ett bra sätt att informera de anställda om hur den nya produkten fungerar. Är företaget stort att detta extra viktigt, då det kan vara svårt att en överblick över allt som händer. En ökad förståelse för helheten i verksamheten innebär oftast att man gör ett bättre jobb. Således krävs ganska mycket förberedelser för att en konferens ska bli lyckad. Först och främst bör man uppskatta hur mycket tid som ska avsättas för varje aktivitet. Därefter ska man bestämma ett datum samt hur länge konferensen ska hålla på. Tiden för konferensen kan naturligtvis inte fixeras vid ett så tidigt stadium. Men det kan vara bra att ha några riktlinjer och därefter vid behov modifiera dessa.

Konferensen måste bokas in en god tid i förväg så att de anställda inte redan är upptagna. Vanligt är exempelvis att en konferens går av stapeln vid ett veckoslut. Och då ska man naturligtvis inte ta för givet att alla är lediga. Även om konferensen hålls under arbetsveckan är detta något man bör tänka på så att föräldrar med små barn kan ordna med barnpassning och dylikt. När man kommit så långt att man bestämt ett datum för när konferensen ska äga rum kommer kanske det viktigaste steget. Det är att bestämma lokalen. För att uppnå ett gott resultat ska de personer som arbetar inom företaget eller organisationen känna sig motiverade och inspirerade. Det gör de bäst i en miljö som är trivsam.

Här finns det flera aspekter att ta hänsyn till såsom hur långt konferensdeltagarna är tvungna att resa. Om man nödgas att flyga till konferensen ska man undersöka hur långt det är till närmsta flygplats. Kommer de med bil så ska man räkna på hur lång bilresan är. Det finns egentligen inget som man kan göra för att garantera att konferensen kommer att bli lyckad. Följer man emellertid dessa uppställda riktlinjer är man en god bit på väg.