Boka konferens

Det går att boka en konferens på två olika sätt. Antingen tar man hjälp av ett bokningsbolag som fixar med alla nödvändiga arrangemang eller så ordnar företaget eller organisationen det själva. Innan man bokar in en konferensvistelse ska man veta hur många personer som kommer att följa med på konferensen. Vidare ska man bestämma hur många dagar konferensen kommer att löpa över. Vanligt är att man är ute på konferens över långhelg eller en vecka.

Se också till att vara ute i god tid då man bokar konferens. Gör upp en budget internt för mycket konferens maximalt kan få kosta. Man ska också förhöra sig om exakt vilka poster som ingår då man bokar en konferens. Det kan vara lokalhyra, mat, logi samt aktiviteter utanför själva konferensarbetet. Annars riskerar man att få obehagliga överraskningar på plats. De flesta hotell som ordnar med konferenser kan hjälpa dig med det organisatoriska. Skaffa in offerter från flera olika konferenshotell innan du slutligen bestämmer dig. Det skadar inte heller att försöka pruta.
I samband med att ditt företag eller organisation bokar in er på konferens finns det flera saker man bör kontrollera. Det kan vara antalet konferensrum om står till ert förfogande och huruvida det finns tekniska hjälpmedel på plats. Hör också efter med dina medarbetar vad de har för önskningar beträffande konferensen. Vissa personer vill exempelvis ha ett eget rum medan andra inte har några problem med att dela. Om man är småbarnsförälder så kanske det är nödvändigt att barnen eller den bättre hälften följder med. Vidare kan man fråga om det finns några speciella intressen beträffande fritidsaktiviteter.

Men när man väl bestämt sig om vilket konferenshotell man vill förlägga sin konferens på så ligger det mesta av ansvaret på just hotellet. Det är inte meningen att företaget eller organisationen ska behöva ombesörja med praktiska detaljer på plats. Hotellet ska kunna erbjuda en sådan service att konferensdeltagarna kan fokusera på sitt arbete. Ett bra sätt att avgöra om ett hotell erbjuder god service är att tala med hotellets konferensansvarige samt, om det är möjligt, höra med tidigare konferenssällskap om de tycker att det blivit väl behandlade.

Eftersom förarbetet med att anordna en konferens, samt hitta lämpliga lokaler, kan vara något betungande är det bra om företaget eller organisationen utser en eller flera personer som tar hand om konferensbokningen och intresseanmälan. Man kan också vara lite taktisk då man bokar en konferens. Förläggare man konferensen under lågsäsong är chansen större att man får en bättre service. Det finns exempelvis många hotell som delar upp sin verksamhet i turistsäsong och konferenssäsong.