Konferensanläggning

Lokalen man är verksam i under en konferens bör väljas med stor omsorg. Beträffande kapaciteten ska man försäkra sig om att antalet konferensdeltagare får plats. Beroende av vilket syfte man har med konferensen och vad som ska utföras under densamma är de krav man har på lokalen naturligtvis olika. Oftast är det bra om man har en större samlingslokal där samtliga konferensdeltagare kan träffas. I den lokalen bör det finnas någon forma av teknisk utrustning för att möjliggöra för eventuella föredragshållare att höras.

Vidare ska det material man vill presentera kunna visas på overheadapparater eller projektorer. Pedagogiska hjälpmedel av denna typ underlättar mycket för förståelsen och att bibehålla intresset för konferensdeltagarna. I denna lokal bör det också finnas möjligheter för konferensdeltagarna att få förfriskningar, exempelvis dryck och tilltugg. Att ha bekväma stolar är också viktigt; konferenser har en tendens att dra ut på tiden. Vill man att medarbetarna håller sig aktiva under exempelvis ett föredrag kan det vara ett tips att placera penna och papper vid varje stol.

På så vis understryker man som konferensledare att den information som ges är viktig. Förutom den större samlingslokalen ska det finnas lite mindre rum. Här kan små grupper i företaget eller organisationen ventilera vissa frågor eller utveckla innovativa saker för företagets räkning, som sedan presenteras i den större salen. Här bör också möjligheten till att få förfriskningar finnas. Ett givande antal deltagare i denna typ av mindre grupper är runt fyra. Är man flera till antalet kan det bli ineffektivt. Det finns många olika sätt som man kan arrangera dessa små rum för att få arbetet att flyta bättre. Naturligtvis finns det ingen lösning som är universell, men följande saker är bra att tänka på: placera borden och stolarna på ett sådant sätt att samtliga deltagare i gruppen kan se varandra. Det underlättar kommunikationen avsevärt.

Det avstånd som är mellan deltagarna är också viktigt. Man bör sitta tätt, då det skapar en känsla av gemenskap. Samtidigt bör man hålla ett visst avstånd då man eventuellt har anteckningsblock eller annan teknisk utrustning till hjälp. Om man på förhand vet vilka personer som ska ingå i de mindre grupperna kan man se till så att dessa personer sitter bredvid varandra även i den större samlingslokalen. Det skapar en god gruppdynamik. Förutom de lokaler som man arbetar i ska konferensledaren se till så att även övriga lokaler passar konferensens syfte. Även om man är på konferens för att arbeta, så tillkommer ju i regel också en del fritidsaktiviteter.

Om man håller konferensen på ett hotell ska konferenseledaren på förhand undersöka om samtliga konferensdeltagare får ett eget hotellrum, eller om de kommer bli tvungna att dela rum. Att dela hotellrum kan för vissa kännas obekvämt. En god konferensplanerare ska således se till så att detta flyter så smidigt som möjligt. På en arbetsplats, eller inom ett företag, kan inte alla vara bästa vänner. Konferensdeltagaren bör snappa upp vilka personer som i så fall inte vill dela hotellrum. Om det även finns en restaurang där konferensen håll ska man på förhand boka hur som vill äta samt höra efter om det finna några personer som har speciella önskemål.

Det kan lätt uppstå problem, i synnerhet inom en större organisation, då man inte har koll på hur många som är vegetarianer eller har eventuella allergier. Efter konferensdagens slut är det bra om man kan erbjuda fritidsaktiviteter. Det kan vara segling, golf eller andra sportaktiviteter. De flesta konferensanläggningar brukar i regel skylta med de fritidsaktiviteter som finns i närheten. En god konferensledare bör således känna sina medarbetare så pass bra att denne väljer en konferensanläggning som kan erbjuda något för alla.