Konferensarrangör

En konferensarrangör hjälper till med alltifrån planering till utvärdering av konferensen. De hittar en lämplig lokal och boende för organisationer, sällskap och företag samt fyller dagen och kvällen med givande aktiviteter och innehåll. Vidare bokar de resan och handhåller deltagaradministrationen. Genom att anlita en konferensarrangör så slipper konferensdeltagarna själva att jobba med praktiska förberedelser och kan koncentrera sig på det som ska göras under konferensen.

Att anlita en konferensarrangör kan vara bra om antalet konferensgäster är stort. När man vill kontraktera en konferensarrangör så finns det en del uppgifter som de vill ha om konferensen, för att därmed kunna lägga ut en offert. Det kan vara hur många dagar som konferensen ska äga rum, hur många konferensgästerna är till antalet, hur många måltider som ska ingå samt vilka typer av aktiviteter som de man finner intressanta. Vidare kan det vara syftet med konferensen i stora drag: sälja, motivera, lära känna varandra eller förbättra samarbetet. Vilket transportmedel som konferensdeltagarna finner lämpligt är också viktigt.

En konferensarrangör kan ordna med att hyra buss eller beställa tåg- eller flygbiljetter för ditt företag eller organisation. Därför är det bra att vara väl förberedd innan man tar kontakt med en konferensarrangör. Kanske finns det till och med vissa saker som man kan göra på eget bevåg och därmed eventuellt pressa ner priset på konferensen en aning. När man begärt in offerter från några konferensarrangörer kan man jämföra olika priser. För att kontrollera att din konferensarrangör gör ett bra jobb kan du skriva ner en checklista. Det första är att de håller sig till en utlovade budgeten som man inte behöver ta del av någon obehaglig räkning som man inte tänkt på. Dessutom kan det vara att hänvisningsskyltar och andra skyltar är på plats men också att all upptryckning av dokumentation finns på plats.

Men det är också viktigt att en konferensarrangör inte brister i detaljerna. Det kan vara talaren år vatten, att det finns blommor som dekoration till konferenssalen, att borden har dukar, att det finns gott om förfriskningar. En duktig konferensarrangör ska vara medveten om vad konferensdeltagarna kan tänkas vilja ha under och efter en arbetsdag. Det ska exempelvis inte vara upp till konferensdeltagarna att fixa fram teknisk utrustning, pappor och pennor. Därför bör en konferensarrangör hela tiden vara med i bakgrunden och se om någonting fattas konferensgästerna. Om man tillhör ett större företag eller organisation är det brukligt att konferensarrangören annonser om att de är på plats. Det kan vara en flagga utanför hotellet eller ett meddelande i det interna tv-systemet.