Konferenshotell

Utbudet av konferenshotell är relativt stort i Sverige. Ett konferenshotell erbjuder en paketlösning för företag eller organisationer. Vanligt är att man bokar in sig för en konferens på två till tre dagar eller upp till en vecka. Sedan ombesörjer hotellet med lokaler, mat, logi och aktiviteter. De flesta konferenshotell har en specifikt uttalad profil. Ofta hänger den samman med de möjligheter som finns utanför själva konferensverksamheten. Det kan vara diverse sportaktiviteter, konsertprogram eller besök hos olika lokala företagare. Meningen är att konferensgästerna ska känna sig väl omhändertagna. När man börjar med att planera inför en konferens så bör man på förhand veta vilka resurser man vill att konferenshotellet ska kunna erbjuda.

Det kan handla om antalet sängplatser, huruvida hotellet har en restaurangavdelning samt i vilket skick deras konferenslokaler är i. När man väl befinner sig på en konferens är det skönt att kunna fokusera på det arbete man ska utföra och inte själv behöva ta tag i organisatoriska frågor. Läs därför på innan du och dina kollegor bestämmer er för vilka konferenshotell ni ska välja. Då ett konferenshotell erbjuder paketlösningar för konferensverksamheten och verksamheterna utanför den tjänar man ofta på att diskutera det exakta utbudet och priset. Om det finns några behov hos ert företag eller organisation som måste tillgodoses kan det vara bra att tala om det för den ansvarige på konferenshotellet på ett tidigt stadium. Det kan exempelvis handla om att man behöver en viss typ av teknisk utrustning. Har man lite framförhållning går det mesta att ordna.

Då man bokar in sig på ett konferenshotell bör man också se till att alla personer som medverkar på konferensen kan ta sig dit. Kolla därför med eventuella tåg- och bussförbindelser och flyg. Det kanske låter trivialt, men detta är särskilt viktigt då konferenshotell ofta kan vara belägna på platser som är något isolerade. En bra dialog med konferenshotellet gör det också möjligt för dem att hjälpa företaget eller organisationen med mycket av planeringen inför konferensen. Det kan handla om att konferenshotellet bokar upp rum där man kan jobba i, ställa fram stolar så alla kan sitta, samt ordna med förfriskningar till rätt antal personer.

Gör också upp en budget för vad konferensvistelsen får kosta totalt samt vilka poster som bör ingå. Det blir då lättare att kolla av mot konferenshotellens utbud. Hör också runt bland de övriga konferensgästerna om vad de önskar sig för aktiviteter efter konferensdagens slut. Själva arbetet som utförs under en konferens är bara en del i en större helhet. För att en konferens ska bli riktigt lyckad krävs det att konferensgästerna också får uppleva stimulerande saker utanför arbetet. Vet man exempelvis att flera i företaget eller organisationen gillar segling är det naturligtvis bra om man väljer ett konferenshotell som kan erbjuda detta i anslutning till sin verksamhet. Likväl kan inte alla personer i ett konferenssällskap ha samma preferenser beträffande fritidsaktiviteter. Ett bra konferenshotell ska således kunna erbjuda varierande aktiviteter. I synnerhet är detta viktigt om konferenssällskapet är relativt stort till antalet.

Skulle arbetet med att förbereda en konferens på ett konferenshotell bli alldeles för stort kan man också anlita en konsult som sköter dialogen med konferenshotellet och ser till att era önskningar blir tillgodosedda på bästa sätt. Tidpunkten för när en konferens ska gå av stapeln kan också vara en avgörande aspekt för den service man får på konferenshotellet. Förlägger man konferensen under högsäsong så är risken att arbetsbelastningen på konferenshotellet är tämligen stor. Det finns dock hotell som delar upp året i en turistsäsong och en konferenssäsong. Detta för att bättre kunna garantera en god service. Att anordna en konferens är ett betungande åtagande, även för ett större konferenshotell. En god planering är således mycket viktigt.