Konferenslokal

Att utforma konferenslokalen på ett bra sätt har stor betydelse för hur arbetet kommer att gå under konferensen. Först och främst ska konferenslokalen vara av en lämplig storlek. Samtliga konferensdeltagare måste få plats. Likväl är det även viktigt att konferenslokalen inte är för stor. Det kan motverka den kreativitet och effektivitet man vill uppnå. I en större konferenslokal bör stolarna ställas i rader och riktas mot podiet eller scenen. Det underlättar både för konferensdeltagarna och den eventuella föredragshållaren. I en konferenslokal ska den tekniska utrustning man kan tänkas behöva finnas till hands. Det kan vara högtalarsystem, projektorer och möjligheten att koppla upp sig mot Internet.

Vidare ska konferenslokalen kunna mörkläggas för videovisningar. I anslutning till den större konferenslokalen bör det finnas mindre rum. Detta är särskilt viktigt när det kommer till konferenser för större företag. Då är det vanligt att man delar in sig i mindre arbetslag, för att lösa problem eller arbeta fram nya idéer. I dessa rum ska det självklart även finnas all den tekniska utrustning som kan behövas. Beträffande mindre konferenslokaler kan man placera bord och stolar på lite olika sätt. Om det finns en tydlig konferensledare kan man placera bänkar och stolar så att fokus riktas mot den personen. Ett rum av denna typ passar bra för att informera konferensdeltagarna. Förväntar man sig att konferensdeltagarna ska vara aktiv så är denna lösning kanske inte den bästa.

Då bör man istället placera bänkar och stolar på ett sådant sätt att konferensdeltagarna kan se varandra i ögonen. Om avståndet mellan konferensdeltagarna skulle vara alltför stort kan detta sätta käppar i hjulet för ett kreativt arbete. Försök således att arrangera så att konferensdeltagarna sitter så nära varandra som möjligt. Det skapar en god förutsättning för att konferensdeltagarna ska känna sig som aktiva deltagare och inte åskådare. I ett konferensrum ska det finnas möjlighet att få olika typer av förfriskningar. Vanligt är att kaffe, vatten, frukt och något annat tilltugg finns i konferenslokalen.

Det är också bra om ett konferenslokal är utrustad med en interntelefon så att man därmed lätt kan komma i kontakt med konferenspersonalen, ifall man skulle önska något ytterligare. Då ett konferensmöte lätt kan dra ut på tiden är det viktigt att ventilationen i lokalen är god. Glöm inte att pennor och anteckningsblock ska finnas på plats. Försök att på ett tidigt stadium få till en god dialog med konferensvärdarna. På så vis slipper man mycket av den praktiska hanteringen när man väl är på plats.