Konferensresa

För att en konferensresa ska bli riktigt lyckad krävs en del förberedelser. Många reseföretag och konferenshotell hjälper din organisation eller ditt företag så att det ska bli så enkelt som möjligt att sätta samman en konferens och aktiviteterna runt den. Först och främst bör man bestämma sig vilket datum konferensen ska gå av stapeln. Detta så att så många personer i organisationen eller företag på ett tidigt stadium kan boka in sig. Det gör det också lättare att boka transportmedel, nattlogi, restaurangbesök och eventuella aktiviteter.

När man väl bestämt sig för en tidpunkt ska man se sig om efter ett lämpligt konferenshotell. Här finns det många saker som man bör ta i beaktande. Det är viktigt att tänka på hur långt konferenshotellet ligger ifrån organisationen eller företagets bas. Vidare ska man undersöka om konferensdeltagarna kan ta sig dit med bil, flyg eller kommunala transportmedel. Det är inte ovanligt att ett konferenshotell kan ligga lite avsides. Att skicka ut en representant från företag eller organisationen för att titta närmare på vad konferenshotellet har att erbjuda i form av arbetslokaler och fritidaktiviteter är ett bra sätt att försäkra sig om att konferenshotellet passar just er. Vid detta stadium i planering bör man också inhämta information om vad det finns för intressen bland de övriga konferensdeltagarna. Det kan exempelvis vara vilka fritidaktiviteter som önskas.

Då flera reseföretag och konferenshotell skräddarsyr konferensresor är det ofta just utbudet av fritidsaktiviteter som man profilerar sig genom. Det kan exempelvis var golf, tennis, segling, skogsvandringar men också konsertbesök eller studieresor i den region där konferenshotellet ligger. Sedan bör man också höra om vilka önskningar som finns beträffande mat och logi. Vissa har kanske inga problem med att dela hotellrum, medan andra vill bo själva. Samma sak gäller då man ska boka en restaurang. Hör efter på förhand vilka personer som lider av eventuella matallergier eller är vegetarianer. Beträffande konferensrummen på hotellet ska de naturligtvis motsvara era krav. Om man resar med ett större företag eller organisation är det bra om man har flera rum till förfogande.

Ett av dessa rum bör vara en större samlingslokal där man kan nå ut med information till samtliga konferensdeltagare. Sedan bör det också finnas mindre grupprum i vilka olika arbetsgrupper kan sitta och spåna på idéer och arbeta fram konkreta förslag. Viktigt är också att det finns tekniska hjälpmedel för att underlätta för konferensdeltagarna. Det kan vara trådlös internetuppkoppling, overhead-projektorer eller möjligheten att visa informationsfilmer på en stor duk. Då man bestämt sig för ett hotell ska man sätta samman ett schema över de dagar som man ämnar att spendera på konferenshotellet. Detta behöver inte vara så detaljerat. Viktigast är att man gör en uppskattning över om de mål och riktlinjer som man ställt upp för konferensen kommer att uppnås.

Men kom också ihåg att en konferensresa i lika hög grad handlar om att skapa en gruppdynamik hos företaget eller organisationen. Vinsten man gör av att de anställda lär känna varandra är mycket viktig. En väl organiserad konferensresa som ser till alla medverkandes behov och intressen är ett sätt för företaget eller organisationen att visa hur värdefulla man tycker att medarbetarna är. Följaktligen ska man under konferensresa inte snåla med resurserna. Det kan vara så enkelt att man kontinuerligt erbjuder diverse förfriskningar, att man har ett blandat fritidsprogram som kan locka alla samt att man bjuder de anställda på goda luncher och middagar under konferensen.

Man ska komma ihåg att en konferens kan vara en påfrestning på de personer som exempelvis har små barn eller måste resa en lång sträcka för att komma till konferenshotellet. Det är vanligt att en konferens sträcker sig över en långhelg eller en vecka. Att arbeta fram ett program som fyller denna tid är svårt. Se således till att upprätthålla en god dialog med konferenshotellet. De har i regel en god erfarenhet beträffande att sätta samman konferenser.